Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1.1.2025 muss jede elektronische Kasse mit TSE gemeldet werden, auch eine gemietete.
- Melden muss, wer die Kasse nutzt: Ihr Verein oder Betrieb, unter der eigenen Steuernummer.
- Frist: ein Monat nach Übernahme. Nach der Rückgabe wird die Kasse innerhalb eines Monats abgemeldet.
- Gemeldet wird über Mein ELSTER. Ihr Verein braucht dafür einen eigenen ELSTER-Zugang.
Wer muss die Mietkasse melden?
Die Meldepflicht steht in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung. Sie trifft den, der die Kasse für seine Einnahmen nutzt. Beim Vereinsfest ist das der Verein, nicht der Vermieter.
Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben vom 28. Juni 2024 klargestellt: Miete, Leasing und Leihe gelten als Anschaffung. Die Rückgabe gilt als Außerbetriebnahme. Für die Meldung ist es also egal, ob die Kasse Ihnen gehört oder nur fürs Wochenende bei Ihnen steht.
Gemeldet wird pro Betriebsstätte. Dabei geben Sie immer alle Kassen an, die dort im Einsatz sind.
Bis wann muss gemeldet werden?
Sie haben einen Monat Zeit, nachdem Sie die Kasse übernommen haben. Nach der Rückgabe melden Sie die Kasse ebenfalls innerhalb eines Monats wieder ab.
Unser Tipp: Erledigen Sie die Anmeldung direkt am Tag, an dem Sie die Kasse bei uns in Rechberghausen abholen, und die Abmeldung am Tag der Rückgabe. Dann ist das Thema durch, bevor der Festtrubel beginnt.
Für Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 im Einsatz waren, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Eigene Kassen, die Sie dauerhaft nutzen, sollten also längst gemeldet sein.
Welche Angaben brauchen Sie?
Für die Meldung fragt das Finanzamt diese Daten ab:
- Name und Steuernummer Ihres Vereins oder Betriebs
- Betriebsstätte, an der die Kasse eingesetzt wird
- Art der TSE, also der Technischen Sicherheitseinrichtung
- Art der Kasse und die Anzahl der Kassen
- Seriennummer der Kasse
- Datum der Anschaffung, bei der Mietkasse das Datum der Übernahme
- Datum der Außerbetriebnahme, bei der Mietkasse das Datum der Rückgabe
Seriennummern und alle Gerätedaten bekommen Sie bei uns mit der Mietkasse. Sie müssen nichts am Gerät suchen.
So melden Sie die Kasse in Mein ELSTER
- ELSTER-Zugang klären. Ihr Verein braucht einen eigenen Zugang zu Mein ELSTER. Falls es noch keinen gibt: Die Registrierung auf elster.de läuft per Post und dauert einige Tage. Kümmern Sie sich früh darum.
- Formular aufrufen. In Mein ELSTER finden Sie über die Formularsuche die Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO.
- Betriebsstätte und Kasse eintragen. Übernehmen Sie die Daten, die Sie von uns bekommen haben, und tragen Sie das Datum der Übernahme ein.
- Absenden und Protokoll speichern. Heben Sie das Übermittlungsprotokoll auf. Bei einer Kassennachschau zeigen Sie damit, dass gemeldet wurde.
- Nach der Rückgabe abmelden. Sie geben eine neue Mitteilung ab, diesmal mit dem Datum der Außerbetriebnahme.
Wenn Ihr Verein einen Steuerberater hat, kann er die Meldung für Sie übernehmen. Größere Betriebe melden auch direkt aus ihrer Software.
Warum Sie die TSE kaufen statt mieten
Die TSE ist das Bauteil, das jeden Verkauf manipulationssicher signiert. Weil sie in der Meldung unter Ihrer Steuernummer auftaucht, gibt es sie bei uns nur zum Kauf.
Der Vorteil: Sie kaufen die TSE einmal und setzen sie bei jeder weiteren Miete wieder ein. Für Vereine mit mehreren Festen im Jahr ist das am Ende günstiger und macht die Meldung jedes Mal gleich. Wer sehr oft feiert, fährt mit einer gebrauchten Mietkasse oft noch besser.
Drei Fehler, die wir oft sehen
- Der Vermieter soll melden. Das geht nicht. Die Meldung läuft immer unter der Steuernummer des Nutzers.
- Die Abmeldung wird vergessen. Dann steht die Kasse beim Finanzamt weiter auf Ihrem Verein. Melden Sie sie nach der Rückgabe gleich ab.
- Der ELSTER-Zugang fehlt. Wer erst eine Woche vor dem Fest anfängt, wartet womöglich noch auf den Brief mit den Zugangsdaten.
Häufige Fragen
Muss ich eine Mietkasse für ein einziges Fest melden?
Ja. Auch eine Kasse, die nur ein Wochenende im Einsatz ist, gilt als angeschafft und muss gemeldet werden. Nach der Rückgabe melden Sie sie wieder ab.
Meldet der Vermieter die Kasse für mich?
Nein. Melden muss, wer die Kasse nutzt, also Ihr Verein oder Betrieb unter der eigenen Steuernummer. Vom Vermieter bekommen Sie die Daten, die Sie dafür brauchen.
Wie lange habe ich Zeit für die Meldung?
Einen Monat nach der Übernahme der Kasse und einen Monat nach der Rückgabe. Am einfachsten erledigen Sie beides direkt an dem Tag, an dem Sie die Kasse abholen und zurückbringen.
Kann ich die TSE mitmieten?
Bei uns nicht. Die TSE wird auf Ihre Steuernummer gemeldet, deshalb verkaufen wir sie. Sie verwenden sie bei jeder weiteren Miete wieder.
Quellen und weiterführende Links
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.